Beschäftigtendatenschutz DSGVO und Kündigung

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Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine betriebsbedingte, verhaltens- oder personenbedingte Kündigung bekommen, steht häufig die Frage im Vordergrund, ob eine Kündigungsschutzklage erhoben werden soll. Daneben ist der Fokus zumeist auf vergütungstechnische Fragen gerichtet.

Spannend kann im Zusammenhang mit Kündigungsschutzklagen aber auch das Thema „Datenschutz“ sein. Viele Arbeitgeber gehen nach wie vor mit den Beschäftigtendaten nicht entsprechend den gesetzlichen Regelungen um. Beispielsweise wird in vielen Fällen eine zu lange Speicherung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten vorgenommen. Private E-Mails finden sich über viele Jahre in Back-up-Systemen. Auch im Bereich der Personalverwaltung ist das Thema „Speicherbegrenzung“, wie dies Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO vorsieht, selten konsequent umgesetzt.

Insoweit sind Aspekte des Beschäftigtendatenschutzes in jedem Kündigungsschutzverfahren mit rechtlich zu prüfen und ggf. auf Basis der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu bewerten.

Die DSGVO hält verschiedene Betroffenenrechte bereit, die auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelten. Insoweit sind im Bereich des Beschäftigtendatenschutzes die „normalen“ rechtlichen Regelungen der DSGVO anzuwenden. Der Bereich „Arbeitsrecht“ wird nur sehr oberflächlich in Art. 88 DSGVO angesprochen. Hier verweist der EU-Gesetzgeber darauf, dass die nationalen Gerichte weitere Details festlegen können. Davon hat der deutsche Gesetzgeber in § 26 BDSG, den nach dem am 25.05.2018 in Kraft gesetzten Neuregelungen des nationalen Datenschutzrechts, Gebrauch gemacht.

Rechte der Beschäftigten – Auskunft Art. 15 DSGVO

Im Rahmen einer Auseinandersetzung über eine Kündigung und im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens sollte geprüft werden, ob das Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO geltend zu machen ist. Gem. Art. 15 Abs. 3 DSGVO können Beschäftigte gegenüber dem Arbeitgeber Kopien der personenbezogenen Daten verlangen, die Gegenstand von Datenverarbeitung sind. Eine solche Kopie ist kostenlos vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zu übermitteln.

Im Rahmen des Auskunftsrechts sind darüber hinaus verschiedene weitere Angaben zu übermitteln. Dazu gehören Informationen zu den Verarbeitungszwecken, Informationen zu den Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, und Informationen über die Empfänger der personenbezogenen Daten. Daneben ist auch auf die Speicherdauer der Daten hinzuweisen. Hier werden allerdings keine allgemeinen Angaben erwartet, sondern hier ist im Einzelnen darzulegen, wie lange die jeweiligen personenbezogenen Daten gespeichert werden.

Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO

Sollten beim Arbeitgeber personenbezogene Daten gespeichert werden, die so nicht mehr dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen dürfen, gibt es gem. Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschen oder, wie es in der Überschrift heißt, ein „Recht auf Vergessenwerden“. Danach kann ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verlangen, dass personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn beispielsweise diese Daten für den Zweck, für den sie erhoben worden sind, nicht mehr benötigt werden. Auch die unrechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten löst einen Löschungsanspruch gem. Art. 17 DSGVO aus.

Die Löschung ist insbesondere bei negativen Feststellungen in der Personalakte bedeutsam. Eine Abmahnung darf nicht das gesamte Beschäftigungsverhältnis aufbewahrt werden, sondern ist nach einem Zeitraum von zwei bis drei Jahren zu löschen. Diesen Anspruch kann der Arbeitnehmer ggf. auch gerichtlich durchsetzen. Die Unterlagen für die Arbeitszeiterfassung sind ebenfalls nur einen begrenzten Zeitraum entsprechend den Regelungen nach Arbeitszeitgesetz zu speichern. Es gibt keine Rechtsgrundlage, beispielsweise Arbeitszeiterfassungen über mehr als zwei Jahre zu speichern.

Differenzierte Speicherung im Arbeitsverhältnis

Durch den Auskunftsanspruch gem. Art. 15 DSGVO erlangt ein Arbeitnehmer Kenntnis von den verschiedenen Speicherfristen. Wie oben dargestellt, muss der Arbeitgeber gem. Art. 15 Abs. 1 lit. d DSGVO darüber informieren, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden. Dabei ist keine pauschale Antwort ausreichend. Auch der Hinweis, dass die Speicherung entsprechend den gesetzlichen Regelungen erfolgt, genügt nicht. Der Arbeitgeber muss detailliert auflisten, wie lange Daten gespeichert werden. Hier wird es beispielsweise im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung andere Angaben geben als beispielsweise bei der Arbeitserfassung.

Dies stellt auch Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Ein Arbeitgeber muss im Einzelnen sich organisatorisch und technisch überlegen, wie er die unterschiedlichen Speicherungen letztendlich umsetzt. Keine gute Lösung ist es, alle Daten in Back-up-Systemen unbegrenzt zu speichern. Dies entspricht nicht dem gesetzgeberischen Willen. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können hier über einen Auskunftsanspruch und das Recht auf Löschung gem. Art. 17 DSGVO Änderungen durchsetzen.

Weitere Betroffenenrechte

Neben dem Auskunftsrecht und dem Recht auf Löschung haben Mitarbeiter auch ein Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, wenn personenbezogene Daten fehlerhaft sind. Weiterhin hat ein Mitarbeiter auch ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. den Voraussetzungen in Art. 18 DSGVO und ein Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO. Hier ist derzeit noch nicht abzusehen, inwieweit diese Betroffenenrechte in Praxis eine Rolle spielen werden.

Einwilligung und Widerspruch

Soweit der Arbeitgeber personenbezogene Daten verarbeitet und dies auf Basis einer Einwilligung erfolgt, so kann gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf führt nicht dazu, dass die Datenverarbeitung in der Vergangenheit rechtsfehlerhaft wird, sondern eine weitere Datenverarbeitung ohne Einwilligung wäre nur für die Zukunft unberechtigt.

Unser Beratungsangebot

Als Kanzlei sind wir unter anderem auf den Bereich „Beschäftigtendatenschutz und betrieblichen Datenschutz“ spezialisiert. Wir unterstützen Arbeitnehmer, Betriebs- und Personalräte sowie Arbeitgeber bei der Umsetzung der Anforderungen aus der DSGVO und den nationalen Gesetzen. Rechtsanwalt Thomas Feil aus Hannover kann aufgrund der Qualifikation als Fachanwalt für Arbeitsrecht und als Fachanwalt für IT-Recht dabei sowohl die datenschutzrechtlichen Aspekte als auch die arbeitsrechtlichen Aspekte beurteilen. Gerade im Bereich des IT-Arbeitsrechts und des Arbeitsrechts 4.0 ergeben sich viele Schnittstellen zwischen den arbeitsrechtlichen Regelungen und dem Beschäftigtendatenschutz.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der DSGVO bundesweit.

 
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