Private Nutzung von E-Mail und Internet – DSGVO und Arbeitsrecht

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Bei vielen Behörden und Unternehmen ist die private Nutzung von Internet, Intranet und E-Mail nicht genau geregelt. Dann ergeben sich viele arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Unklarheiten. Die wesentlichen Aspekte werden nachfolgend dargestellt.

Wie wird die private Nutzung geregelt?

Die private Internetnutzung, Intranetznutzung oder E-Mail-Nutzung kann beispielsweise im Arbeitsvertrag detaillierter geregelt werden. Der Arbeitgeber kann eine generelle Erlaubnis erteilen, dass beispielsweise die private Internetnutzung oder E-Mail-Nutzung in den Arbeitspausen erfolgen kann. Auch ein generelles Verbot kann im Arbeitsvertrag mit aufgenommen werden. Alternativ überlegen einige Arbeitgeber, ob eine zweite E-Mail-Adresse ausschließlich für die private Nutzung eingerichtet wird.

Wird die private Nutzung erlaubt, sollte der Arbeitgeber auch klären, wie eine Überwachung und Kontrolle im Detail erfolgen kann. Ob die Idee, eine zweite E-Mail-Adresse einzurichten, wirklich eine gute Idee ist, haben wir Zweifel. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen sogenannte Webmailer, sprich Mailadressen, deren Postfach auch über das Internet erreichbar ist. Dann ist nach unserer Einschätzung eine Einrichtung einer zweiten E-Mail-Adresse nicht notwendig.

Die Rechtsgrundlage für die private Nutzung oder ein Verbot der privaten Nutzung kann auch in einer Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung bestehen. Hier ergibt sich ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats unter anderem aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Bei entsprechenden Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen sollten auch die Aspekte der Missbrauchskontrolle im Detail geregelt werden.

Der juristisch schwierigste Fall ist die private Nutzung, die sich über die Jahre eingeschlichen hat und die der Arbeitgeber über Jahre stillschweigend geduldet. Hier könnte das Phänomen der betrieblichen Übung entstehen.

Allerdings liegt die Beweislast für eine betriebliche Übung beim Arbeitnehmer. Dies wird vermutlich die Schwierigkeit sein. Wir haben in der Vergangenheit noch keinen Rechtsstreit erlebt, in dem darüber gestritten wurde, ob eine betriebliche Übung an sich vorliegt. Solche Diskussionen entstehen in der Praxis nur dann, wenn beispielsweise wegen eines Missbrauchs oder einer übermäßigen Privatnutzung eine Kündigung ausgesprochen wird.

Nachfolgend eine Checkliste für die private Nutzung des Internets oder des E-Mail-Accounts:

 

  • Soll die private Nutzung von Internet und E-Mail verboten werden?

 

  • Bei einer Erlaubnis: Darf die Nutzung während der Arbeitszeit erfolgen? Darf die Nutzung nur mit privaten Geräten oder auch mit dienstlichen Geräten erfolgen?

 

  • Soll es einen maximalen Nutzungsumfang bezogen auf Tage, Wochen oder auf den Monat geben?

 

  • Dürfen Daten und Dateien heruntergeladen werden? Können diese auf lokale Datenträger gespeichert werden?

 

  • Soll ein Verbot für bestimmte Internetseiten, beispielsweise Internetseiten mit sexuellem Inhalt ausgesprochen werden?

 

  • Soll es Kontroll-, Lösch- und Filtermöglichkeiten durch den Arbeitgeber geben?

 

  • Soll es eine Kostentragungsregelung für die Arbeitnehmer geben?

 

  • Liegt eine datenschutzrechtliche Einwilligung für einen Zugriff des Arbeitgebers auf das E-Mail-Konto des Arbeitnehmers und den Internetzugang vor?

 

  • Wie wird Zeiten der Abwesenheit, beispielsweise bei Urlaub oder Krankheit umgegangen? Ist der Arbeitnehmer beispielsweise verpflichtet, einen Abwesenheitsassistenten zu aktivieren?

 

Die obige Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die Aspekte, die möglichst im Rahmen einer vertraglichen Regelung geklärt werden sollen.

Kontrolle der Einhaltung

In den neuen Regelungen des § 26 BDSG wird verlangt, dass bei einer Kontrolle ein hinreichender Verdacht gegeben ist. Es soll ein konkreter Verdacht bestehen, dass eine Straftat begangen wurde. Anderenfalls bestehen erhebliche Zweifel, ob Kontrollen zulässig sind.

Anders ist die Situation, wenn die private E-Mail- und Internetnutzung generell verboten ist. Wir empfehlen aber trotzdem, dass die Fragen der Kontrollbefugnisse im Detail geregelt werden. Werden nur dienstliche Mails zugelassen, hat aber der Arbeitgeber vom Grundprinzip erst einmal ein vollständiges Zugriffsrecht auf alle E-Mails und auf die Internetnutzung des Arbeitnehmers.

Sanktionen bei vertragswidriger Nutzung von E-Mail und Internet

Spannend ist die Frage, wie mit einem Verstoß gegen die vertraglichen Regelungen zur privaten E-Mail- und Internetnutzung umzugehen ist.

Eine außerordentliche Kündigung wird in seltenen Fällen durchsetzbar sein. Nur bei einer sehr exzessiven Nutzung kann es zu einer fristlosen Kündigung kommen. Das Bundesarbeitsgericht hat in einer Entscheidung vom 07.07.2005 deutlich gemacht, dass beispielsweise die verbotene private Nutzung an einem Tag mit 27 Minuten und an einem anderen Tag mit 74 Minuten eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Haupt- und Nebenpflichten darstellt. Dann bedarf es keine Abmahnung (Az.: 2 AZR 581/04). Allerdings gibt es andere Entscheidungen, die durchaus einen deutlicheren Toleranzbereich haben. Beispielsweise hat das Landesarbeitsgericht Hessen in einer Entscheidung vom 28.05.2014 (Az.: 12 Sa 404/15) festgestellt, dass ein 600- bis 1.200-facher Zugriff pro Arbeitstag auf ein Internetspiel noch keine Abmahnung entbehrlich macht. Hier wird deutlich, dass die Rechtsprechung für eine fristlose Kündigung eher uneinheitlich ist. Wenn ein Arbeitgeber in diese Richtung denkt, geht er ein hohes Risiko ein, dass ein Arbeitsgericht der rechtlichen Einschätzung nicht folgt.

Alternativ kann eine ordentliche Kündigung als verhaltensbedingte Kündigung überlegt werden. Allerdings wird zumeist von den Arbeitsgerichten erwartet, dass zunächst eine Abmahnung ausgesprochen wird. Erst im Wiederholungsfall kann dann eine verhaltensbedingte Kündigung infrage kommen. Wichtig ist, dass die private Internetnutzung oder E-Mail-Nutzung ausdrücklich verboten ist. Auch empfiehlt es sich, den Arbeitnehmer zuvor anzuhören. In dieser Anhörung sind konkrete Tatsachen vorzutragen, die die private E-Mail- und Internetnutzung belegen.

Hier haben wir in der Vergangenheit häufig aufseiten der Arbeitgeber erhebliche Mühe erlebt, die private E-Mail- und Internetnutzung im Einzelnen darzulegen. Es müssen Daten gesichert werden und so aufgearbeitet werden, dass beispielsweise ein Gericht genau nachvollziehen kann, woraus sich die Hinweise und Nachweise der nicht erlaubten privaten E-Mail- und Internetnutzung ergeben.

Arbeitnehmern, die von einer Kündigung wegen einer unerlaubten privaten E-Mail- und Internetnutzung betroffen sind, sollten sich auf jeden Fall anwaltlich beraten lassen. Gerne unterstützen wir Arbeitnehmer bei der Abwehr entsprechender Kündigungen.

Arbeitgeber, die eine Kündigung eines Arbeitnehmers überlegen, sollten im Vorfeld auch die rechtlichen Aspekte genau prüfen. Insbesondere die einschlägige Rechtsprechung sollte analysiert werden, ob die angedachten arbeitsrechtlichen Maßnahmen im konkreten Fall erfolgreich sein können und werden.

 
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Rechtsanwalt Thomas Feil in den Medien

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